Tugas Softskill Manajemen Umum

Tugas Ketiga

Mohamad Iqbal
34110479
1DB20

Membuat tulisan tentang manajemen min 300 kata

Pengertian Manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:

Manajemen sebagai suatu proses,

1. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

2. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang
diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian
yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan

mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Selanjutnya,Hilm an mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui

kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas
manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam
suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai
inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen
adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya
kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.<1>

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud
yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu
pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan
yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan
pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan
melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer
mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja
yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam pembahasan berikut ini kami akan menjelaskan secara garis besar sebagian

dari fungsi-fungsi tersebut yaitu : Planning, organizing, actuating dan controlling.

1.Fungsi Perencanaan (planning)

Sebelum seorang manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi,

mereka haruslah membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi.

Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan kegiatan, selanjutnya apa yang harus

dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang

tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan ; rencana haruslah

diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan,

rencana-rencana mungkin memerlukan perbaikan agar tetap berguna. "Perencanaan

kembali" kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci agar mampu menyesuaikan diri

dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan

keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan

kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu :

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2. Merumuskan keadaan saat ini

3. Mengindentifikasikan segala peluang dan hambatan

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan dalam pencapaian tujuan

Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai:

1."Protective bennefits" merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya

kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2."Positive benefit" peningkatan pencapaian tujuan organisasi.

Ada beberapa manfaat Perencanaan antara lain:

1. Membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahanlingkungan.

2. Perencanaan terkadang cenderung menunda kegiatan

3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan

berinovasi. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian

situasi individu dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut

terjadi.

2.Fungsi Pengorganisasian (Organising)

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang

sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan

lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan struktur

organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah

pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis

saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur

formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi.

Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu pada

organisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Kedua

aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

Ada beberapa pengertian organisasi antara lain yaitu :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling

efektif sumber daya yang ada.

2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dan pada tiap

kelompok diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang

untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas- tugas dan

para karyawan.

4. Cara para manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam

departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan dalam

pelaksanaan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal

mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara

para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :

1. Bagan organisasi formal

2. Pembagian kerja

3. Departementalisasi

4. Rantai perintah atau kesatuan perintah

5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6. Saluran komunikasi

7. Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan.

Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu :

1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam

mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika

dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidak

terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga

ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3. Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasi

pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan

harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota

organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensian

dan konflik.

Bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada

empat, yaitu : organisasi line (line organization), organisasi garis dan staf (line and

staff organization), organisasi fungsional (functional organization), dan organsaisi

matriks.

3. Fungsi Pengarahan (Actuating)

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang

mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya

secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam

manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut

manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.

Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip

yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1. Prinsip mengarah kepada tujuan

2. Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3. Prinsip kesatuan komando

Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan

maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak

menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1. Orientasi

Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya

kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

2. Perintah

Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya

untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan

tertentu.

3. Delegasi wewenang

Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari

wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.

4. Fungsi Pengawasan (Controlling)

Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan

organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha

sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,

membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan

kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan

mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang

diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan

untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara

paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Ada tiga tipe pengawasan, yaitu :

1. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan

dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui

dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa

dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah

menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:

1. Penetapan standard kegiatan

2. Penentuan pengukuran kegiatan

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan

penyimpangan-penyimpangan.

5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

Permasalahan yang dihadapi oleh eksekutif dalam pengawasan karena harus

melakukan koordinasi terhadap tiga komunikasi, koordinasi, dan kerjasama

sangatlah vital, sehingga diperlukan sekali perhatian terhadap masa1ah orang dan

cara pengawasan terhadapnya (cara kerja dan sikapnya).

Ada beberapa kendala yang dihadapi oleh dunia usaha dalam bidang

manajemen yaitu antara lain:

- kurang informasi mengenai data produktivitas terutama melakukan perbaikan;

dan acap kali terdapat kekurangan mampuan untuk merincikan hasil yang dicapai

oleh manajem

- Bidang tanggung jawab kurang cukup jelas dirumuskan, sehingga tidak jelas pula

bentuk dan lingkungan pelimpahan tugas itu.

- Penyampaian petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini

memperlihatkan adanya komunikasi yang tidak wajar.

- Meningkatkan lingkup dan kegiatan usaha masing-masing

- Jabatan-jabatan dalam manajemen makin memerlukan spesialisasi dan tentunya

memerlukan koordinasi.

- Berkembangnya manajemen partisipatif sehingga menghendaki adanya tukar

menukar informasi antara pimpinan dan unsur-unsur manajemen formal dan

informal untuk dapat memelihara industrial peace dan antar perusahaan.

- Pertumbuhan jaminan komunikasi memerlukan koordinasi secara intern dan

antar perusahaan.

- Cepatnya terjadi perubahan sehingga menghendaki kecepatan adaptasi bagi

tenaga baru. Kemampuan adaptasi ini bergantung dari sistem komunikasi

manajemen.

Mendesain Sistim Pengendalian

Sejumlah tantangan akan dihadapai oleh manajer dalam mendesain sistim pengendalian yang

menyediakan umpan balik akurat yang tepat waktu, dan ekonomis yang dapat diterima oleh

anggota organisasi. Kebanyakan tantangan ini dapat dilacak sampai pada keputusan

mengenai apa yang perlu dikendalikan dan seberapa sering kemampuan diukur. Masalah-

masalah tersebut pada umumnya dapat dihindari dengan analisis yang menentukan ³bidang

prestasi kerja kunci´ dan ³titik-titik pengendalian strategis´.

a) Mengidentifikasi bidang prestasi kerja kunci

Prestasi kerja kunci merupakan aspek-aspek unit atau organisasi yang harus

berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruhan dapat berhasil.

Pada umumnya bidang -bidang tersebut mencakup aktivitas utama organisasi atau

kelompok aktivitas berkaitan yang terjadi di seluruh organisasi atau unit.

b) Mengidentifikasi titik-titik pengendalian strategis

Merupakan kegiatan menentukan titik -titk utama dalam sistim yaitu tempat

pemantauan atau pengumpulan informasi akan dilaksanakan. Bila titik -titik

pengendalian strategis telah dapat ditentukan letaknya, maka jumlah informasi yang

harus dikumpulkan dan dievaluasi dapat banyak dikurangi.

Metode yang paling penting dan bermanfaat untuk menentukan titik -titik

pengendalian strategis adalah dengan memusatkan p erhatian pada unsur-unsur

yang paling signifikan dalam suatu operasi tertentu. Biasanya hanya sebagian kecil

saja dari aktivitas, peristiwa, individu, atau obyek dalam suatu operasi tertentu akan

menyebabkan sebagian besar biaya atau masalah yang harus dih adapi oleh

manajer.